LOS
ESTADOS FINANCIEROS
1. GENERALIDADES
Concepto. Estados
financieros son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el
ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los
resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de
un periodo.
La información presentada en los estados financieros interesa a:
1La administración para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo
determinado.
1Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes
1Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del
cumplimiento de sus obligaciones
1El estado para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está
correctamente liquidado
Los Estados financieros básicos según el decreto 2649 de 1993, los podemos
clasificar, así:
1Balance General
1Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas
1Estado de Cambios en el Patrimonio o Estado de Superávit
1Estado de Cambios en la Situación Financiera
1Estado de Flujo de Efectivo.
NATURALEZA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
La que da origen a los Estados Financieros es la contabilidad, y esta se
define como “el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos
financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos
interesados en las operaciones de una empresa.
Los Estados Financieros se preparan para presentar un informe periódico
acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los
resultados obtenidos durante un periodo que se estudia. Constituyen una
combinación de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales.
a) Los hechos registrados se refieren a los datos sacados de los registros
contables, tales como la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.
b) Las convenciones contables se relacionan con ciertos procedimientos y
supuestos, tales como la forma de valorizar los activos, la capitalización de
ciertos gastos, etc.
c) El juicio personal hace referencia a las decisiones que puede tomar el
contador en cuanto a utilizar tal o cual método de depreciación o valorización
de inventarios, amortizar el intangible en un término más corto o más largo.
ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS.
a) BALANCE GENERAL. Representa la situación de los activos y pasivos
de una empresa así como también el estado de su patrimonio. En otras palabras,
presenta la situación financiera o las condiciones de un negocio, en un momento
dado, según se refleja en los registros contables.
EL activo representa los bienes y derechos de la empresa, Dentro del
concepto de bienes están el efectivo, Los Activos Fijos, Etc. Dentro del
concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las
inversiones en papeles comerciales, las valorizaciones etc.
El pasivo representa las obligaciones totales de la empresa, en el corto o
largo plazo, cuyos beneficiarios son por lo general personas o entidades
diferentes a los dueños de la empresa. (Ocasionalmente existen pasivos con los
accionistas). Encajan dentro de esta definición las obligaciones bancarias, las
obligaciones con proveedores, las cuentas por pagar etc.
El patrimonio representa la participación de los propietarios en el
negocio, y resulta de restar, del total del activo, el pasivo con terceros. El
patrimonio también se denomina capital social y Superávit.
El balance General es Estático. Muestra la situación financiera de la
empresa en un momento determinado. Es como una fotografía instantánea, la cual
puede cambiar en el momento siguiente.
ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS. El
Estado de Ganancias y Pérdidas muestran los ingresos y los Gastos, así como la
utilidad o pérdida resultante de las operaciones de una empresa durante un
periodo de tiempo determinado, generalmente un año. Es un Estado
dinámico, el cual refleja actividad. Es acumulativo, es decir resume las
operaciones de una compañía desde el primero hasta el último día del periodo
estudiado.
En el Estado de Ganancias y Pérdidas es importante conocer cuántos días de
operaciones se están incluyendo. Puede tratarse de 30, 60, 180, 360 días siendo
este dato de gran utilidad para el analista.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. Es el
estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la
distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación
de las ganancias retenidas en periodos anteriores.
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA. Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de
mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicación de
los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes, se presenta en
un Estado de Cambios en la Situación Financiera. Este nos permite observar la
circulación de los fondos de la empresa en un periodo contable; en él se
refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas
partidas que han producido cambios en otras; muestran las causa y el efecto de
las variaciones de las partidas del balance, de donde provinieron los fondos y
hacia donde se fueron.
Para la elaborar un Estado de Cambios en la Situación Financiera es
necesario preparar un Balance comparativo en el que se muestren los aumentos y
disminuciones de las cuentas en por lo menos dos (2) periodos consecutivos;
ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicación.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. El Estado de Flujo de
Efectivo es un Estado Financiero básico que informa sobre el efectivo o
equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación,
inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible
en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e
inversiones con vencimiento no superior a tres (3) meses. Las entradas de
efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se
presentan entre paréntesis.
PRINCIPIO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Existen unos principios básicos generalmente aceptados, los cuales abarcan
las convenciones, normas y procedimientos necesarios para delimitar las
prácticas contables desarrolladas con base en la experiencia, el criterio y la
costumbre, Los principios más importantes son los siguientes:
a) Los datos contables deben expresarse en términos de dinero, pero es
conveniente presentar información adicional que ilustre los efectos de la
inflación en los Estados Financieros.
b) Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble.
c) La empresa es una entidad distinta de sus dueños.
d) Se suponen las operaciones de un negocio en marcha.
e) Se debe partir del supuesto que los Estados Financieros son consistentes
f) Los Ingresos se reconocen cuando el proceso de devengar esta cumplido o
virtualmente cumplido y se ha efectuado un intercambio económico.
g) Los ingresos y los gastos deben ser razonablemente equilibrados
h) Las partidas del balance general están valuadas al costo.
LIMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
a) Son informes provisionales
b) Representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes
intereses y, adicionalmente, incluyen el criterio personal en la valuación y
presentación de ciertos rubros.
c) Los Estados Financieros se preparan para grupos muy diferentes
entre sí. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su
presentación.
d) Los Estados Financieros no muestran ciertos factores, que, aunque
afectan la situación financiera y los resultados de las operaciones, no pueden
expresarse monetariamente.
DIVERSAS FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS
Como se
ha dicho anteriormente, los diferentes grupos de personas para los cuales se
preparan los EF. Están interesados en distintos tipos de información. Por lo
cual se hace el interrogante si los EF. Se deben elaborar varios tipos de
estados financieros, haciendo resaltar la información de mayores intereses
dependiendo hacia dónde va, cambiando el orden de las partidas y la
presentación de los hechos para ajustarse a las necesidades de las personas que
utilizaran estos estados.
Muchos
preferimos un estado único para todos los fines, el cual se complementa en cada
caso con estados auxiliares o informes especiales preferenciales. Pero en la mayoría
de los casos los estados sufren cambios sustanciales (Ajustes), de acuerdo con
la persona o entidad que está interesada en ellos. No se trata de amañar o
maquillar los estados financieros, ni llevar doble contabilidad. Nos referimos
a ajustes permitidos y necesarios en cada caso.
Entre los
más comunes tenemos:
a)
Estados Financieros Comerciales
b)
Estados Financieros Fiscales
c)
Estados Financieros Auditados
d)
Estados Financieros Consolidados
e)
Estados Financieros Históricos
f)
Estados Financieros Presupuestados
CRITERIOS
DE CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO DE CUENTAS.
Como
decíamos en la clase anterior, una empresa puede presentar estados financieros
de diferentes maneras de acuerdo con la finalidad para la cual son elaborados.
Este es uno de los mayores problemas que se presentan en el desarrollo del
trabajo por parte del analista, especialmente cuando se trata de un analista
externo, el cual no tiene acceso a los libros de la empresa, ni alguna
información adicional.
Dependiendo
de la clase de estado, el analista si los utiliza de tal forma como se le
presentan, lo más probable es que se va a equivocar o va a tomar un criterio no
acorde con la realidad de la compañía, es decir llega a conclusiones erradas.
Para corregir esta situación al menos en parte, estos inconvenientes se
requieren reorganizar y reclasificar los estados financieros.
Presentamos
algunos de los criterios más importantes con el objeto de clasificar los
estados financieros con fines analíticos.
a) Los
Estados Financieros, tal como los requiere el analista para su estudio, deben
ser sencillos y resumidos, haciendo especial énfasis en los rubros
operacionales, o sea aquellos que tienen que ver directamente con el desarrollo
del objeto social de la empresa.
b) El
Activo debe clasificarse en Corriente, Propiedad Planta y Equipo y Otros
Activos, ordenados así:
1El activo
corriente de acuerdo con la liquidez de cada cuenta, es decir, su facilidad
para convertirse en efectivo, empezando como es obvio con la cuenta Caja y
subsiguientes
.
1La
Propiedad Planta y Equipo debe ordenarse de acuerdo con la durabilidad de cada
uno, comenzando con los terrenos y siguiendo con las construcciones,
maquinaria, etc.
1Los Otros
Activos pueden resumirse en un solo renglón así denominado, pero deben
resaltarse aparte aquellas cuentas que se consideran que tienen un valor
representativo dentro del total.
c) El
pasivo debe clasificarse en pasivo a Corto Plazo o Corriente, pasivo a Largo
Plazo y patrimonio, teniendo en cuenta:
ØEl pasivo
corriente se ordena de acuerdo con su grado de exigibilidad comenzando por los
que deben cancelarse más rápidamente.
ØLos
pasivos a largo plazo se ordenan de acuerdo con su vencimiento, comenzando por
los vencimientos ciertos y más inmediato.
ØEl
patrimonio debe clasificarse comenzando por las cuentas más estables. Capital
Social, Superávit de Capital.
d) El estado de Ganancias y Pérdidas debe contener como mínimo, y en su
orden, Primero los ingresos, posteriormente los costos (Estado de Costos),
gastos operacionales e ingresos y gastos no operacionales.
e) Además de las cuentas enunciadas en los anteriores ítems, se debe hacer
resaltar cualquier otra cuenta que por sí sola represente un valor igual o
superior al 5% ó 10% del activo total de la empresa. Las partidas que no
encajen dentro de los parámetros anteriores, pueden ser clasificadas como Otras
Activos, Otros Pasivos, Otros Ingresos y Otros Gastos
f)
Cuando, dentro de los estados financieros originales, surjan otras cuentas no
operacionales, las cuales no sean significativas por su cuantía, según el
anterior criterio, pero que el analista considere importante para su análisis,
estas deben aparecer con nombre propio dentro de los estados financieros
reclasificados. (Socios, Gastos o Ingresos recibidos por anticipado) que
inciden en la cartera o en el endeudamiento.
g) Es
necesario que haya una gran exactitud en cuanto se refiere a plazos, tanto en
el activo como en el pasivo.
h) Dado
nuestras empresas operan en países cuyas economías son eminentemente
inflacionarias, es lógico, para efectos de análisis, incluir dentro de activo y
el patrimonio las valorizaciones de activos fijos e inversiones.
i) Por
norma general el analista debe tener un criterio conservador cuando se trata de
reclasificar estados financieros.
Articulo incluido de: http://www.oocities.org/espanol/audiconsystem/estados.htm
