LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. GENERALIDADES

Concepto. Estados financieros son los documentos que debe preparar un comerciante al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un periodo.

La información presentada en los estados financieros interesa a:

1La administración para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un periodo determinado.

1Los propietarios, para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes

1Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía del cumplimiento de sus obligaciones

1El estado para determinar si el pago de los impuestos de la empresa está correctamente liquidado

Los Estados financieros básicos según el decreto 2649 de 1993, los podemos clasificar, así:

1Balance General

1Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas

1Estado de Cambios en el Patrimonio o Estado de Superávit

1Estado de Cambios en la Situación Financiera

1Estado de Flujo de Efectivo.

NATURALEZA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La que da origen a los Estados Financieros es la contabilidad, y esta se define como “el arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos financieros, con el fin que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa.

Los Estados Financieros se preparan para presentar un informe periódico acerca de la situación del negocio, los progresos de la administración y los resultados obtenidos durante un periodo que se estudia. Constituyen una combinación de hechos registrados, convenciones contables y juicios personales.

a)    Los hechos registrados se refieren a los datos sacados de los registros contables, tales como la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.

b) Las convenciones contables se relacionan con ciertos procedimientos y supuestos, tales como la forma de valorizar los activos, la capitalización de ciertos gastos, etc.

c) El juicio personal hace referencia a las decisiones que puede tomar el contador en cuanto a utilizar tal o cual método de depreciación o valorización de inventarios, amortizar el intangible en un término más corto o más largo.

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS.

a) BALANCE GENERAL. Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa así como también el estado de su patrimonio. En otras palabras, presenta la situación financiera o las condiciones de un negocio, en un momento dado, según se refleja en los registros contables.

EL activo representa los bienes y derechos de la empresa, Dentro del concepto de bienes están el efectivo, Los Activos Fijos, Etc. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papeles comerciales, las valorizaciones etc.

El pasivo representa las obligaciones totales de la empresa, en el corto o largo plazo, cuyos beneficiarios son por lo general personas o entidades diferentes a los dueños de la empresa. (Ocasionalmente existen pasivos con los accionistas). Encajan dentro de esta definición las obligaciones bancarias, las obligaciones con proveedores, las cuentas por pagar etc.

El patrimonio representa la participación de los propietarios en el negocio, y resulta de restar, del total del activo, el pasivo con terceros. El patrimonio también se denomina capital social y Superávit.

El balance General es Estático. Muestra la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Es como una fotografía instantánea, la cual puede cambiar en el momento siguiente.

ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS.  El Estado de Ganancias y Pérdidas muestran los ingresos y los Gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, generalmente  un año. Es un Estado dinámico, el cual refleja actividad. Es acumulativo, es decir resume las operaciones de una compañía desde el primero hasta el último día del periodo estudiado.

En el Estado de Ganancias y Pérdidas es importante conocer cuántos días de operaciones se están incluyendo. Puede tratarse de 30, 60, 180, 360 días siendo este dato de gran utilidad para el analista.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. Es el estado financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores.

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA. Como complemento de los estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicación de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes, se presenta en un Estado de Cambios en la Situación Financiera. Este nos permite observar la circulación de los fondos de la empresa en un periodo contable; en él se refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestran las causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, de donde provinieron los fondos y hacia donde se fueron.

Para la elaborar un Estado de Cambios en la Situación Financiera es necesario preparar un Balance comparativo en el que se muestren los aumentos y disminuciones de las cuentas en por lo menos dos (2) periodos consecutivos; ello sirve de base para determinar el origen de los recursos y su aplicación.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. El Estado de Flujo de Efectivo es un Estado Financiero básico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a tres (3) meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presentan entre paréntesis.

PRINCIPIO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Existen unos principios básicos generalmente aceptados, los cuales abarcan las convenciones, normas y procedimientos necesarios para delimitar las prácticas contables desarrolladas con base en la experiencia, el criterio y la costumbre, Los principios más importantes son los siguientes:

a) Los datos contables deben expresarse en términos de dinero, pero es conveniente presentar información adicional que ilustre los efectos de la inflación en los Estados Financieros.

b) Toda transacción debe ser contabilizada por partida doble.

c) La empresa es una entidad distinta de sus dueños.

d) Se suponen las operaciones de un negocio en marcha.

e) Se debe partir del supuesto que los Estados Financieros son consistentes

f) Los Ingresos se reconocen cuando el proceso de devengar esta cumplido o virtualmente cumplido y se ha efectuado un intercambio económico.

g) Los ingresos y los gastos deben ser razonablemente equilibrados

h) Las partidas del balance general están valuadas al costo.

LIMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

a) Son informes provisionales

b) Representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes intereses y, adicionalmente, incluyen el criterio personal en la valuación y presentación de ciertos rubros.

c) Los Estados Financieros  se preparan para grupos muy diferentes entre sí. Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su presentación.

d) Los Estados Financieros no muestran ciertos factores, que, aunque afectan la situación financiera y los resultados de las operaciones, no pueden expresarse monetariamente.

DIVERSAS FORMAS DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Como se ha dicho anteriormente, los diferentes grupos de personas para los cuales se preparan los EF. Están interesados en distintos tipos de información. Por lo cual se hace el interrogante si los EF. Se deben elaborar varios tipos de estados financieros, haciendo resaltar la información de mayores intereses dependiendo hacia dónde va, cambiando el orden de las partidas y la presentación de los hechos para ajustarse a las necesidades de las personas que utilizaran estos estados.

Muchos preferimos un estado único para todos los fines, el cual se complementa en cada caso con estados auxiliares o informes especiales preferenciales. Pero en la mayoría de los casos los estados sufren cambios sustanciales (Ajustes), de acuerdo con la persona o entidad que está interesada en ellos. No se trata de amañar o maquillar los estados financieros, ni llevar doble contabilidad. Nos referimos a ajustes permitidos y necesarios en cada caso.

Entre los más comunes tenemos:

a) Estados Financieros Comerciales

b) Estados Financieros Fiscales

c) Estados Financieros Auditados

d) Estados Financieros Consolidados

e) Estados Financieros Históricos

f) Estados Financieros Presupuestados

  

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO DE CUENTAS.

Como decíamos en la clase anterior, una empresa puede presentar estados financieros de diferentes maneras de acuerdo con la finalidad para la cual son elaborados. Este es uno de los mayores problemas que se presentan en el desarrollo del trabajo por parte del analista, especialmente cuando se trata de un analista externo, el cual no tiene acceso a los libros de la empresa, ni alguna información adicional.

Dependiendo de la clase de estado, el analista si los utiliza de tal forma como se le presentan, lo más probable es que se va a equivocar o va a tomar un criterio no acorde con la realidad de la compañía, es decir llega a conclusiones erradas. Para corregir esta situación al menos en parte, estos inconvenientes se requieren reorganizar y reclasificar los estados financieros.

Presentamos algunos de los criterios más importantes con el objeto de clasificar los estados financieros con fines analíticos.

a) Los Estados Financieros, tal como los requiere el analista para su estudio, deben ser sencillos y resumidos, haciendo especial énfasis en los rubros operacionales, o sea aquellos que tienen que ver directamente con el desarrollo del objeto social de la empresa.

b) El Activo debe clasificarse en Corriente, Propiedad Planta y Equipo y Otros Activos, ordenados así:

1El activo corriente de acuerdo con la liquidez de cada cuenta, es decir, su facilidad para convertirse en efectivo, empezando como es obvio con la cuenta Caja y subsiguientes

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1La Propiedad Planta y Equipo debe ordenarse de acuerdo con la durabilidad de cada uno, comenzando con los terrenos y siguiendo con las construcciones, maquinaria, etc.

1Los Otros Activos pueden resumirse en un solo renglón así denominado, pero deben resaltarse aparte aquellas cuentas que se consideran que tienen un valor representativo dentro del total.

c) El pasivo debe clasificarse en pasivo a Corto Plazo o Corriente, pasivo a Largo Plazo y patrimonio, teniendo en cuenta:

ØEl pasivo corriente se ordena de acuerdo con su grado de exigibilidad comenzando por los que deben cancelarse más rápidamente.

ØLos pasivos a largo plazo se ordenan de acuerdo con su vencimiento, comenzando por los vencimientos ciertos y más inmediato.

ØEl patrimonio debe clasificarse comenzando por las cuentas más estables. Capital Social, Superávit de Capital.

d) El estado de Ganancias y Pérdidas debe contener como mínimo, y en su orden, Primero los ingresos, posteriormente los costos (Estado de Costos), gastos operacionales e ingresos y gastos no operacionales.

e) Además de las cuentas enunciadas en los anteriores ítems, se debe hacer resaltar cualquier otra cuenta que por sí sola represente un valor igual o superior al 5% ó 10% del activo total de la empresa. Las partidas que no encajen dentro de los parámetros anteriores, pueden ser clasificadas como Otras Activos, Otros Pasivos, Otros Ingresos y Otros Gastos

f) Cuando, dentro de los estados financieros originales, surjan otras cuentas no operacionales, las cuales no sean significativas por su cuantía, según el anterior criterio, pero que el analista considere importante para su análisis, estas deben aparecer con nombre propio dentro de los estados financieros reclasificados. (Socios, Gastos o Ingresos recibidos por anticipado) que inciden en la cartera o en el endeudamiento.

g) Es necesario que haya una gran exactitud en cuanto se refiere a plazos, tanto en el activo como en el pasivo.

h) Dado nuestras empresas operan en países cuyas economías son eminentemente inflacionarias, es lógico, para efectos de análisis, incluir dentro de activo y el patrimonio las valorizaciones de activos fijos e inversiones.

i) Por norma general el analista debe tener un criterio conservador cuando se trata de reclasificar estados financieros.

Articulo incluido de: http://www.oocities.org/espanol/audiconsystem/estados.htm